Innledning
Advokatfirmaet KPU DA (heretter KPU) er opptatt av å håndtere dine personopplysninger på en trygg og sikker måte, i tråd med gjeldende regelverk. Nedenfor finner du informasjon om hvordan vi håndterer personopplysninger som vi innhenter fra brukere av nettsidene våre, deltakere på foredrag, leverandører, samarbeidspartnere og andre brukere av våre tjenester og funksjonaliteter. Denne personvernerklæringen beskriver de tilfeller vi behandler dine personopplysninger og på hvilket grunnlag.
Formålet med personvernerklæringen er å informere deg om vår behandling av dine personopplysninger i samsvar med de krav som følger av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven som begge trådte i kraft i juli 2018.
Behandlingsansvarlig
KPU ved styret er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler. Alle henvendelser vedrørende personvern kan sendes til post@kpu.no.
Behandlingsformål
Advokatbistand
KPU driver advokatvirksomhet i samsvar med reglene i domstolslovens kapittel 11. Når vi registrerer nye klienter og påtar oss advokatoppdrag, samler vi inn en rekke personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, arbeidssted, fødselsnummer og øvrige typer opplysninger og vurderinger av og om personer som vil være relevant for opprettelsen av klientforholdet og for å løse det enkelte advokatoppdraget. Dette gjelder både når vi inngår advokatoppdrag med privatklienter og når vi inngår advokatoppdrag med forretningsklienter. For forretningsklienter inngås ikke advokatoppdraget med en privatperson, men det vil alltid være minst én kontaktperson som opptrer på vegne av forretningsklienten som vi vil registrere personopplysninger om. I tillegg vil det normalt være nødvendig å samle inn og behandle andre personopplysninger fra forretningsklienten for å løse advokatoppdraget. Opplysningene vi behandler som ledd i vår advokatvirksomhet vil i tillegg til klientopplysninger og opplysninger om kontaktpersoner, normalt også inneholde personopplysninger om andre tredjeparter, eksempelvis motparter, vitner, sakkyndige og andre involverte. Slike tredjeparter har ikke rett til verken informasjon om eller innsyn i de personopplysninger KPU behandler om dem som ledd i et advokatoppdrag begrunnet i advokatens lovfestede taushetsplikt.
Personopplysningene vi behandler kommer i all hovedsak fra klienten. Advokater er i henhold til hvitvaskingsloven pålagt å foreta kundekontroll ved registrering av nye klienter. Dette innebærer at vi vil kunne kontrollere de opplysninger vi mottar fra en ny klient mot eksterne registre som Brønnøysundregisteret eller Det sentrale folkeregister. Det kan være nødvendig å supplere opplysninger vi har mottatt fra ny klient med informasjon fra slike registre. I lovens tilfeller er vi også pålagt å informere myndighetene om nevnte opplysninger.
Visse advokatoppdrag forutsetter at vi kan samle inn og behandle såkalt «særlig kategorier» av personopplysninger. Dette omfatter bl.a. helseopplysninger, økonomiske forhold mv. I tillegg behandler vi i en rekke saker informasjon om straffbare forhold eller mistanke om slike.
Slike personopplysninger vil i all hovedsak samles inn fra våre klienter eller andre personer klienten bringer inn som vitne i saken, men kan også komme fra motparter og andre tredjeparter som for eksempel leger, NAV, Politiet mm.
I advokatoppdrag med privatklienter og forretningsklienter vil behandlingsgrunnlaget for personopplysningene være at behandlingen er nødvendig for; å oppfylle vår avtale (advokatoppdraget) med klienten og for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påligger KPU.
Dersom vi behandler særlige kategorier opplysninger i et advokatoppdrag vil vi i tillegg oppfylle et av følgende behandlingsgrunnlag; eventuelt samtykke fra den registrerte, eller behandlingen er nødvendig for å forsvare et rettskrav.
Alle opplysninger om sak arkiveres i 10 år etter saken er avsluttet, deretter blir opplysningene slettet/makulert.
Markedsføring, presentasjon av Advokatfirmaet KPU DA på nett
Våre websystemer logger din aktivitet på våre websider. Slike logger analyseres i tilfelle hacking eller andre typer angrep eller kriminell aktivitet rettet mot våre websider. Opplysningene som lagres er din IP-adresse og hvilke lenker du har klikket på, din nettleser og annen informasjon om din nettleser og maskin. Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f), hvor vi etter en vurdering har funnet det nødvendig å logge slik trafikk for å kunne overvåke og sikre våre systemer.
Administrasjon av rekruttering og nyansettelser
Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv, dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV.
Behandlingsgrunnlaget er basert på ditt samtykke til at vi samler inn og behandler personopplysninger i tilknytning til din jobbsøknad. Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake.
Vi vil da slette alle opplysninger du har angitt i forbindelse med din jobbsøknad, og vi kan da ikke lenger vurdere deg som kandidat til jobb hos oss.
Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i KPU. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger innen 1 år etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.
Kommunikasjon og dialog
Kommuniserer du elektronisk med oss via e-post, nettside eller andre forum, så lagres det personopplysninger i våre systemer. Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet de er samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene i henhold til gjeldende lovverk.
Opplysninger som samles inn og oppbevares via elektronisk kommunikasjon vil ofte også omfattes av advokatvirksomhet eller andre tjenester vi yter som beskrevet over.
Fakturaadministrasjon og administrasjon av leverandører
Kontaktpersoner hos underleverandører vil registreres i vårt regnskapssystem med informasjon nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å kunne betale fakturaer. Opplysninger som samles inn er navn, stilling, e-post og mobilnummer.
Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å lagre personopplysninger nødvendige for å administrere leverandørforholdet.
Personopplysningene lagres i våre systemer så lenge du er ansatt hos en leverandør til KPU.
Likevel vil visse opplysninger kunne lagres utover dette, da bokføringsloven pålegger KPU å oppbevare regnskapsbilag (som fakturaer) i fem år etter avsluttet regnskapsår.
Dine rettigheter
I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til – og behandling av – dine personopplysninger.
Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger.
Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger og/eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.
I visse situasjoner har du rett til å få utlevert i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med KPU, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon.
Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til post@kpu.no. Se også annen kontaktinformasjon i bunnen av dokumentet.
Om retten til sletting
Vi vil slette alle personopplysninger vi behandler om deg uten ugrunnet opphold etter at vi har mottatt din henvendelse og i samsvar med de frister som følger av personvernforordningen artikkel 12. Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger.
Om lagringstid
KPU lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn for.
Personopplysninger som lagres i tilknytning til advokatoppdrag lagres rutinemessig i 10 år etter at oppdraget er avsluttet, i samsvar med Advokatforeningens praksis. Opplysningene vil kunne lagres utover 10 år dersom vi har et lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av personopplysningene.
Sikkerhetstiltak
KPU har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi gjennomfører regelmessige vurderinger av sikkerheten i våre systemer.
Overføring av personopplysninger til tredjepart
KPU vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:
Lovpålagt rapporteringsplikt, hvitvasking
I henhold til hvitvaskingsloven skal advokater rapportere til ØKOKRIM dersom det foreligger mistanke om at transaksjoner knyttet til straffbare handlinger eller terrorfinansiering. KPU vil ved slik mistanke dele nødvendige opplysninger til ØKOKRIM.
Nødvendig bistand fra underleverandører
For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.
Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse
KPU vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.
Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området
KPU overfører i utgangspunktet ikke dine personopplysninger utenfor EØS-området. Imidlertid kan en slik overføring være nødvendig i tilknytning til advokatoppdrag dersom vi på dine vegne skal bistå eller forsvare deg mot et rettskrav rettet mot/fra myndigheter, personer eller organisasjoner utenfor EØS-området.
En slik overføring vil kun skje etter ditt samtykke. Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake. Dersom du trekker tilbake ditt samtykke vil det imidlertid normalt medføre at det blir vanskelig å oppfylle advokatoppdraget.
Klageinstans
Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning.
Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/
Endringer i personvernerklæringen
Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre denne personvernerklæringen ved behov, og når det er nødvendig for å tilpasse til personvernlovgivningen. Vi oppfordrer deg til å gjøre deg kjent med innholdet med jevne mellomrom. Du vil alltid finne gjeldende versjon av vår personvernerklæring her på våre websider.
Vår kontaktinformasjon
Advokatfirmaet KPU DA
Organisasjonsnummer: 980 325 091
Telefon: 22 40 36 40
E-post: post@kpu.no
Besøksadresse: Akersgat. 43, 0158 Oslo
Postadresse: Postboks 447 Sentrum, 0104 Oslo
Se også våre hjemmesider: www.kpu.no